ミーティングの日程調整は意外と工数が多く、メールやチャットなどで日程を聞く → 自分の予定と照らし合わせて連絡する → マッチすればカレンダーに書き込む…といった時間のかかるフローを行っている人が多いと思います。
また、先方の予定が変更になったときには再度自分の予定を確認して連絡する工程が発生してしまうため、ミーティングの調整だけでかなりの時間をロスすることも。
こういった本来の業務には必要ない「ミーティングの調整」を完全に自動化できるアプリがTimeRex(タイムレックス)です。
国産アプリならではの直感的なUIと機能性は他の日程調整アプリにはない使用感となっているので、無駄な時間を削減して効率的な働き方を目指してみましょう！
CONTENTS
TimeRexとは？
TimeRexとは、個人利用はもちろん、複数人での利用も想定された国産の日程調整アプリです。要らない機能を削ぎ落としたシンプルなアプリで、直感的に使えるUIが魅力です。
TimeRexには無料プランと有料プランがあり、まずは無料で使ってみて、充分でないときには有料プランを検討するのがスムーズですよ。
TimeRexの基本的な考え
TimeRexは基本的にGoogleカレンダーかOutlookカレンダーを使用します。
カレンダーには「デフォルトのカレンダー」と「ミーティング用のカレンダー」を作っておき、デフォルトのカレンダーに予定が追加されるとTimeRexの予定が埋まり、TimeRexに予定が入るとミーティング用のカレンダーに予定が追加されるという使い方がポピュラーかつ分かりやすいと思います。
…と、思ったんですが、これだと「ミーティング用のカレンダー」に予定が入って「デフォルトのカレンダー」には予定が入らないため、TimeRexでは「この時間に予定が入ってない」と判断されて重複予約の原因になってしまいます。
解決策としては、TimeRexの予定も「デフォルトのカレンダー」に入るようにしておくか、カレンダー用のGoogleアカウントを作りそれをメンバーとして追加するかのどちらかです。
TimeRexの予定もデフォルトのカレンダーに入るようにした設定はこんな感じです。
そして、カレンダー用のGoogleアカウントを作り、それをメンバーとして追加するようにしたときの設定はこんな感じです。
かなり複雑な仕組みなので、個人でそこまでミーティングの頻度が高くないのであれば、デフォルトのカレンダーに予定が入るようにしておくだけで良いかもしれません。
ちなみにカレンダー用のアカウントを作ってカレンダー同士を連携させる方法は、下記の記事で紹介しています。
TimeRexの基本的な機能
では、TimeRexの基本的な機能を見ていきましょう。
曜日ごとにスケジュールを設定できる
TimeRexではミーティングができる時間を曜日ごとに設定しておくことができます。
例えば「月曜日は10:00から18:00」、「水曜日は9:00から12:00、かつ15:00から18:00」などに細かく設定が可能です。
時間は自動で調整される
TimeRexはGoogleカレンダーもしくはOutlookカレンダーと連携されているため、カレンダーに予定を入れるとTimeRexでも自動的にその枠が埋まります。
TimeRexを設定したあとは複数のツールをわざわざ切り替える必要はなく、先方の予定が変わったときも先方が自分で予定変更を行うため、再調整の手間もありません。
ZoomなどのURLを自動で発行できる
オンラインミーティングをメインにしているときは、日程が入ったときに自動的にURLを発行することができます。自動的にURLが発行できるアプリは下記の通りとなっています。
- Zoom
- Google Meet
- Microsoft Teams
主要なアプリはサポートされていると思うので困ることは無さそうです。ちなみにZoomでしか試していませんが、無料プランでもURLは自動発行はできました。
ミーティング前後のバッファを設定できる
ミーティングは短くなることもあれば長くなることもあります。次のミーティングまでの時間をギリギリに設定していると前のミーティングが長引いたときに迷惑をかけてしまうので、その余白の時間(バッファ)を任意で設定しておくことができます。
バッファはミーティングの前後どちらも設定できるので、例えばミーティングの前に資料確認のための10分、ミーティングが長引いたときの保険として20分を設定して、デフォルトで前後30分の余裕を持たせておく…なんてこともできます。
ウェブサイトに埋め込める
TimeRexはJavaScriptが使える環境であればウェブサイトに埋め込むことができます。企業に勤めていると恩恵は少ないと思いますが、プライベートコーチングや設備の貸出など、ウェブサイトを持っている場合にはウェブサイトに埋め込むことで日程調整が自動化できるので、かなり便利になります。
TimeRexを使うときの注意
TimeRexは非常に便利なツールですが、正しく使用しないとトラブルに繋がることもありますので以下の点に注意しておきましょう。
連続予約のイタズラ
TimeRexは同じ人が何度でも書き込むことができるので、専用のURLをむやみやたらに公開するとイタズラされる可能性があります。専用のURLは信頼できる人にしか公開しないようにしておきましょう。
キャンセル忘れ
先方が予定を入れ間違えたときに、間違えて予約した予定をキャンセルをせずに次の予定を入れる可能性があります。これを完全に回避させる方法はありませんが、TimeRexのURLを送るときや登録完了のメッセージに「間違えて登録されたときは、予定をキャンセルしてから次の予約をお願いします」などの注意文言を入れておくと、ある程度の効果が期待できます。
さいごに
要らない業務を自動化することで時間を削減できるメリットがありますが、営業ではコミュニケーションこそが最大の武器になりますし、あえて面倒なことが好きな人もいます。
便利な社会だからこそ何でも自動化するのではなく、使用する場面を見定めておくのも忘れないようにしましょう。
TimeRexは下記からどうぞ。
